SCALERP
Facturation électronique
Facture PDF, UBL et Factur-X : comprendre les formats
Comprendre la différence entre présentation lisible, données structurées et transport d’une facture.
Le document lisible
Un PDF présente la facture au destinataire. Une photo ou un scan représente aussi un document, mais ses informations doivent être extraites pour être utilisées comme champs de gestion.
Les formats structurés
UBL est une syntaxe XML utilisée pour décrire des documents commerciaux. Factur-X associe un PDF lisible et des données XML CII. Le format retenu dépend du profil applicable au circuit d’échange.
- Fournisseur Fournisseur A
- Facture FAC-024
- Réception Historique entrant
Le circuit d’échange
Créer un fichier, le transmettre, recevoir un accusé et enregistrer le paiement sont des étapes distinctes. Conservez la référence du document et suivez séparément l’état de l’échange et le règlement.
Un scan de facture contient-il des données structurées ?
Un scan représente visuellement la facture. L’extraction permet de proposer des champs comme la date, la référence ou le total ; ces valeurs doivent être relues avant utilisation. Le fichier image, les champs extraits et un document XML correspondent donc à trois formes différentes de l’information.
Un format de fichier indique-t-il que la facture est payée ?
Le format décrit la représentation du document. Pour connaître son règlement, consultez les paiements associés et le solde restant. De même, un état d’envoi ou de réception renseigne sur l’échange du document, pas sur l’encaissement.