SCALERP
Elektronische Rechnungsstellung
PDF-, UBL- und Factur-X-Rechnung: Die Formate verstehen
Verstehen Sie den Unterschied zwischen lesbarer Präsentation, strukturierten Daten und dem Transport einer Rechnung.
Das lesbare Dokument
Ein PDF präsentiert die Rechnung dem Empfänger. Ein Foto oder Scan stellt ebenfalls ein Dokument dar, seine Informationen müssen jedoch extrahiert werden, um als Verwaltungsfelder verwendet zu werden.
Strukturierte Formate
UBL ist eine XML-Syntax zur Beschreibung von Geschäftsdokumenten. Factur-X kombiniert lesbare PDF- und CII-XML-Daten. Das gewählte Format hängt vom Profil ab, das für die Vermittlungsstelle gilt.
- Lieferant Lieferant A
- Rechnung RE-024
- Empfang Eingangsverlauf
Der Austauschkreislauf
Die Erstellung einer Datei, deren Übermittlung, der Empfang einer Quittung und die Erfassung der Zahlung sind separate Schritte. Behalten Sie die Dokumentenreferenz und verfolgen Sie den Status des Umtauschs und der Abrechnung separat.
Enthält ein Rechnungsscan strukturierte Daten?
Ein Scan stellt die Rechnung visuell dar. Durch die Extraktion können Sie Felder wie Datum, Referenz oder Gesamtsumme anbieten. Diese Werte müssen vor der Verwendung erneut gelesen werden. Die Bilddatei, die extrahierten Felder und ein XML-Dokument entsprechen somit drei verschiedenen Informationsformen.
Gibt es ein Dateiformat, das anzeigt, dass die Rechnung bezahlt wurde?
Das Format beschreibt die Darstellung des Dokuments. Um die Zahlung herauszufinden, sehen Sie sich die zugehörigen Zahlungen und den Restsaldo an. Ebenso gibt ein Sende- oder Empfangsstatus Auskunft über den Austausch des Dokuments, nicht über die Abholung.